5 lessen uit de evaluatie van Sail Kampen

In de evaluatie van Sail Kampen staat kritiek op de omgang met veiligheid in de voorbereiding. Tegelijkertijd worden tips gegeven hoe het de volgende keer beter kan. De Stentor zet vijf aanbevelingen op een rij, die ook nuttig zijn voor andere (kleinere) evenementen.

 – Aanbeveling 1
Zorg dat minimaal een half jaar voor het evenement de grote lijnen van het programma vast staan, zodat het met adviseurs kan worden besproken. De vergunningsaanvraag wordt dan een formaliteit. Details kunnen later worden ingevuld.

Sail Kampen begon op vrijdag 30 maart en trok in vier dagen 250.000 bezoekers. In september stonden overleggen in gepland met veiligheidsadviseurs. Die zijn afgezegd, ‘omdat de organisatie nog niets concreets had om te bespreken’. De vergunning werd begin december aangevraagd, een maand later dan verwacht. Er was nog geen vastgesteld programma, ‘waardoor veel aspecten nog niet getoetst konden worden’. Wenselijk is dat zes weken voor het evenement het programma klaar is. Tot twee weken voor Sail waren er veranderingen in het programma en het parcours. ‘Dat heeft de advisering en vergunningverlening in de weg gezeten’.

 – Aanbeveling 2
Maak gebruik van de evenementencoördinator of huur expertise in.

Hoe omgaan met veiligheid. Na dodelijke ongevallen een monstertruck in Haaksbergen en een hoogwerker in Oosterwolde is het topprioriteit. Het vraagt om kennis die veel vrijwilligers boven de pet groeit. Om organisaties te helpen heeft de gemeente Kampen een evenementencoördinator, Atie Edink. Hij werd kort voor Sail benoemd.

 – Aanbeveling 3
Zorg voor een professionele partij die de beveiliging voor zijn rekening neemt.

Drie avonden was het feest in de tent op het Burgemeester Berghuisplein. Er liepen gecertificeerde beveiligers rond, maar er werd getwijfeld aan de professionaliteit. Zoals achteraf wordt getwijfeld aan de professionaliteit van het bedrijf. Dat bleek te klein, waardoor tijdens Sail extra partijen werden ingeschakeld.

Aanbeveling 4
Communiceer niet via Whatsapp en gebruik vaste contactpersonen.

De onderlinge communicatie was goed bij Sail. Wat minder goed beviel was communiceren via Whatsapp. De stroom aan berichten zorgt voor verwarring. Wie reageert op welk bericht? Heeft iedereen een bericht gelezen? Hierdoor ging belangrijke informatie verloren in de aanloop naar Sail.

Aanbeveling 5
Zorg in de communicatie met bewoners voor meer persoonlijk contact, laat naam en telefoonnummer achter.

De communicatie van Sail was teleurstellend. De honderden aanwonenden van het evenemententerrein kregen informatiebrieven te laat. Hierdoor werden wegen afgesloten en podia en attracties opgebouwd, terwijl ze in feite van niets wisten. Vragen konden ze alleen per mail stellen. Die werden kort of niet beantwoord. ‘Dat gaf geen blijk van medeleven of begrip’.

Lees het gehele artikel op de bron: Stentor

 

EOC
RVEN